Состав обязательной документированной информации в ISO

При такой схеме работы организации, как правило, в файловом архиве держат актуальные версии документов, а все устаревшие версии хранят в бумажном архиве вместе с действующими оригиналами.

Для того, чтобы данная схема заработала, при выходе новых версий документов нужно не забывать обновлять версии документов, хранимые в файловом архиве. При всей кажущейся простоте требования, как показывает практика, организовать актуализацию документов бывает очень сложно.

Вследствие этого в электронном архиве может появиться несколько версий документов, какой из версий пользоваться сотрудникам — непонятно. Или же исполнитель, может неверно разместить новую версию документа в файловом архиве, тогда остальные сотрудники ее просто не найдут.

Помочь тут может четко выстроенный процесс введения новой версии. Каждый сотрудник, работающий с документированной информацией должен его знать и четко исполнять. Организации нужно быть готовой проводить регулярные аудиты файлового архива и знаний исполнителей. Еще один минус данного подхода состоит в том, что если нам потребуется обратиться к устаревшей версии документа, придется обращаться в бумажный архив.

На документов уйдет 50 часов, которые в рублях будут стоить 6 рублей в год. При использовании СЭД организации потребуется также выстроить четкий процесс введения в действие новой версии документа, однако поддерживать этот процесс будет проще, так как в СЭД можно хранить в одном документе и все его предыдущие версии.

Соответственно, при актуализации не нужно будет удалять старую версию и вместо нее вставлять новую, поэтому НЕ возникнет рисков что:. На замену документов затрат не будет, так как для актуализации создается новая версия в уже существующем документе. Рисков ошибиться при актуализации документов в СЭД меньше и можно смело возлагать на самих пользователей системы. Как правило, уничтожению подлежат устаревшие документы.

Для того чтобы знать, когда документ пора уничтожать, при приеме в архив устаревшего документа на нем ставят отметку о дате приема. Для того, чтобы выявить документы, подлежащие уничтожению, составляют график и в соответствии с ним проводят проверку архива. В СЭД зачастую документы не удаляют, так как во многих из них есть механизмы, позволяющие перенести устаревшие документы в архивную БД.

Таким образом, устаревшие документы не мешают пользователям в работе и не занимают место в основной базе данных, но к ним всегда есть возможность обратиться. Однако, если требования к удалению документов в компании все же есть, то процесс удаления устаревших документов можно автоматизировать, настроить:. Устаревшие документы не мешают пользователям в работе и не занимают место в основной базе данных, но к ним всегда есть возможность обратиться.

И для каждого из этих видов процедуры согласования и утверждения могут отличаться: Чтобы сотрудникам запомнить, как правильно вводить в действие тот или иной вид документов приходится изучить регламенты по каждому из видов документов и неукоснительно им следовать. Посмотрим, как это получится сделать сотрудникам организации на наших вариантах реализации требований СМК. Напомню, в данном варианте предполагается, что все согласование выполняется в бумажном формате.

Обычно организация согласования и утверждения строится следующим образом:. Исполнитель создает новый документ актуализирует существующий. Обычно для этого создается правится документ, который содержится локально на рабочем месте сотрудника. Свою версию документа сотрудник распечатывает и относит на согласование лицам, обозначенным в регламенте как согласующие.

Согласующий рецензент проверяет документ и делает в нем пометки при наличии замечаний. Если замечаний нет, ставит подпись. Обычно для каждого из видов документов согласующих бывает человека, это могут быть ведущий сотрудник подразделения, руководитель отдела, руководитель департамента, руководители смежных заинтересованных отделов.

Сотрудник, получает документ от рецензента, при наличии замечаний исправляет их, если замечаний нет относит следующему рецензенту. Далее повторяются пункты 3 и 4, пока подписи всех рецензентов не будут проставлены на документе. Часто бывает так что если один из рецензентов проставит примечания в документе приходится перепечатывать документ и заново, с первого рецензента, начинать процедуру согласования. Получив все согласующие подписи сотрудник несет документ на итоговое утверждение. Как правило утверждают документы руководители департаментов, заместители директора, директора.

Утверждающий ставит утверждающую подпись при отсутствии замечаний. На этом этапе новые примечания бывают уже редко. Для упрощения данной процедуры некоторые организации, использующие файловое хранилище прибегают к таким методам как:. Собирается совещание, где все рецензенты вместе одновременно смотрят документ, если разногласий нет, подписывают.

В этом варианте сотрудник рассылает всем рецензентам документ по электронной почте, в ответ рецензенты присылают свои правки к документу. Минус этого варианта, в том, что при отправке через электронную почту создается несколько одинаковых документов с различными примечаниями от рецензентов. Как мы видим, процедура оказывается довольно трудоемкой, а если учесть, что инициатор может ошибиться в составе рецензентов?

Можем получить некачественный документ, который может вылиться для компании в значительные потери: Итого получим рублей в год. Для организации согласования и подписания документов в СЭД документы отправляются на согласование в электронном виде с помощью задач. При этом в СЭД есть возможность настроить для задач типовые маршруты, заточенные под определенные регламентированные процессы.

Инициатору создать в системе актуализировать документ. При актуализации, как правило создается новая версия документа для сохранения предыдущей истории документа. Выбрать из списка типовых маршрутов нужный для согласования того или иного вида документа, и стартовать задачу. СЭД автоматически отправит задания на рецензирования тем сотрудникам, которые обозначены в регламенте. В зависимости от регламента согласования задачи могут быть отправлены рецензентам поочередно, так и одновременно всем.

Получив задания на проверку, рецензенты оставляют примечания в документе при наличии замечаний, либо подписывают документ электронной подписью. Система отправляет инициатору задание на доработку документа при наличии к нему примечаний. СЭД отправляет задание рецензентам на повторную проверку. Если все рецензенты согласовали документ система отправляет задание на утверждение в соответствии с регламентом.

Утверждающий ставит электронную подпись на документ, в случае отсутствия замечаний. К таким видам управленческой и обеспечивающей деятельности относятся: Выделение процессов выполняется, как правило, с привязкой к существующей цепочке преобразования продукта и к существующим структурным подразделениям. При определении процессов также учитываются этапы жизненного цикла продукции услуги такие, как, маркетинг, проектирование и разработка, подготовка производства, производство оказание услуг и т.

Пример сети процессов представлен на рис. Границы каждого процесса зависят от цели процесса и определяются участниками всех процессов. Для каждого процесса необходимо определить требуемые входы и ожидаемые выходы, а также их последовательность и взаимодействие.

Как вариант, реализовать такое требование стандарта можно разработкой таблицы взаимодействия процессов СМК, пример которой представлен на рис. В этой таблице процессы указаны в той последовательности, в которой они выполняются в организации. Таблицу взаимодействия процессов можно разместить в Положении о СМК в виде приложения. Другим вариантом выполнения рассматриваемого требования ISO При этом варианте последовательность процессов можно отразить в виде графической схемы процессов и поместить ее в Положение о СМК как приложение.

Здесь мы заканчиваем изложение первой части статьи. Вторая часть статьи представлена в следующей публикации, посвященной пункту 4. Сущность требований и их реализация при разработке и внедрении СМК ". Система менеджмента качества по ISO По каждой теме обучения выдается отдельное персональное свидетельство. СКЦ "Систус Консалт" предлагает курсы занятий в области аудита второй стороны аудита поставщика Web-canape — создание и продвижение сайтов.

Пособие предназначено для: детального изучения требований стандарта ISO и их применение; - определение всех видов документированной информации, необходимых для системы менеджмента качества (СМК); - приобретения навыков разработки документированной информации и навыков по определению и применение «Процессного Похода»; - идентификации проблем в процессе разработки СМК и методы их решения; - приобретения навыков риск-ориентированного мышления. В настоящем методическом пособии использован текст стандарта ISO/ТS «Системы менеджмента качества. Руководство по применению ISO », ко. Однако беспокоиться пользователям ISO не о чем. Новое понятие – это не новый тип документации, который нужно формировать не так, как вы привыкли. Речь только о новом термине – не более. Документированная информация на практике представляет собой все те же процедуры, записи и другие документы СМК (система менеджмента качества, — ред.). Просто вместо трех слов использовано одно. В чем смысл? В большей свободе пользователей, в расширении их возможностей при учете специфики конкретного предприятия. Если в ISO были обязательные требования, в которых стандарт жестко предписывал о. 2. систематизация и изменение документированной информации ОАО «Линде УРАЛТЕХГАЗ» в соответствии с требованиями ГОСТ р ИСО Анализ документации Службы менеджмента качества для. выявления необходимых преобразований.

Документированная информация СМК | РГУ нефти и газа (НИУ) имени И.М. Губкина

Потому что вообще эту дрянь в рот не беру. Мне от нее худо. Помощник капитана поглядел на него задумчиво и с пониманием.

Документированная информация СМК. В соответствии с требованиями международного стандарта ISO (п) система менеджмента. Tel: +41 22 01 11, Web: blade-and-soul.ru Рекомендации по требованиям ISO к документированной информации. 1 Введение. ГОСТ Р ИСО КГБПОУ а) документированную информацию, требуемую ИСО. ; Анализ требований ISO и ISO

Найдено :

Случайные запросы