Состав обязательной документированной информации в ISO

Преимущества этого варианта заключаются в том, что поиск документов может вестись не только по наименованию и с помощью навигации по папкам, но и по различным атрибутам документов: С помощью такого поиска любой из документов можно найти гораздо быстрее.

В денежном эквиваленте мы получим затраты в 10 рублей в месяц или в год. В СЭД поиск документов может вестись не только по наименованию и с помощью навигации по папкам, но и по различным атрибутам документов: Для разбора этого требования поясню, что под этим пунктом скрывается не только физическая защита документа, но и защита информации, хранящейся в документе, от несанкционированных изменений.

Для обеспечения сохранности и защиты бумажных документов нужно обеспечить условия хранения, защищающие от внешних факторов и от несанкционированного доступа. То есть нам потребуется отдельное место для хранения документов например, шкаф или комната, в зависимости от размеров архива , это поможет избежать потери документов, облегчит контроль за ними ответственному. В рамках этой задачи от него будет требоваться при выдаче документов проверять права доступа на тот или иной документ, плюс ежегодная квартальная проверка наличия документов.

Защита электронных документов в сети — это прежде всего возможность восстановить информацию при возникновении проблем с техническим оборудованием. Как правило с этой целью компании нанимают администратора, который настраивает своевременное сохранение данных.

Также на плечи администратора ляжет защита документов от несанкционированного доступа: В задачи же администратора будет входить настройка ограничения удаления документов и прав доступа на документы. В условиях файлового архива настройка прав доступа как правило задается через папки, поэтому при построении структуры папок нужно будет это учитывать.

Тут стоит заметить, что вследствие этого логичность размещения документов для удобства их поиска см. Если предположить, что таких запросов может быть 5 в день, то получится 25 минут в день.

На ежеквартальную проверку документов потребуется 8 часов в квартал. В СЭД защита данных обеспечивается также созданием резервных копий. Для администратора в СЭД обычно имеются удобные инструменты для управления базой данных. Тут справедливости ради нужно отметить, что с появлением СЭД у администратора также будет хватать задач на поддержку СЭД, просто эти задачи уже не будут связаны с настройкой доступа к документам. Так как система менеджмента качества должна постоянно меняться и совершенствоваться этому нас учит стандарт ISO , потребуется и постоянная актуализация документированной информации, а соответственно управление изменениями.

В реально работающей СМК актуализация документов происходит как минимум раз в год. При такой схеме работы организации, как правило, в файловом архиве держат актуальные версии документов, а все устаревшие версии хранят в бумажном архиве вместе с действующими оригиналами. Для того, чтобы данная схема заработала, при выходе новых версий документов нужно не забывать обновлять версии документов, хранимые в файловом архиве. При всей кажущейся простоте требования, как показывает практика, организовать актуализацию документов бывает очень сложно.

Вследствие этого в электронном архиве может появиться несколько версий документов, какой из версий пользоваться сотрудникам — непонятно. Или же исполнитель, может неверно разместить новую версию документа в файловом архиве, тогда остальные сотрудники ее просто не найдут.

Помочь тут может четко выстроенный процесс введения новой версии. Каждый сотрудник, работающий с документированной информацией должен его знать и четко исполнять.

Организации нужно быть готовой проводить регулярные аудиты файлового архива и знаний исполнителей. Еще один минус данного подхода состоит в том, что если нам потребуется обратиться к устаревшей версии документа, придется обращаться в бумажный архив. На документов уйдет 50 часов, которые в рублях будут стоить 6 рублей в год.

При использовании СЭД организации потребуется также выстроить четкий процесс введения в действие новой версии документа, однако поддерживать этот процесс будет проще, так как в СЭД можно хранить в одном документе и все его предыдущие версии. Соответственно, при актуализации не нужно будет удалять старую версию и вместо нее вставлять новую, поэтому НЕ возникнет рисков что:.

На замену документов затрат не будет, так как для актуализации создается новая версия в уже существующем документе. Рисков ошибиться при актуализации документов в СЭД меньше и можно смело возлагать на самих пользователей системы.

Как правило, уничтожению подлежат устаревшие документы. Для того чтобы знать, когда документ пора уничтожать, при приеме в архив устаревшего документа на нем ставят отметку о дате приема. Для того, чтобы выявить документы, подлежащие уничтожению, составляют график и в соответствии с ним проводят проверку архива. В СЭД зачастую документы не удаляют, так как во многих из них есть механизмы, позволяющие перенести устаревшие документы в архивную БД.

Таким образом, устаревшие документы не мешают пользователям в работе и не занимают место в основной базе данных, но к ним всегда есть возможность обратиться. Однако, если требования к удалению документов в компании все же есть, то процесс удаления устаревших документов можно автоматизировать, настроить:. Устаревшие документы не мешают пользователям в работе и не занимают место в основной базе данных, но к ним всегда есть возможность обратиться.

И для каждого из этих видов процедуры согласования и утверждения могут отличаться: Чтобы сотрудникам запомнить, как правильно вводить в действие тот или иной вид документов приходится изучить регламенты по каждому из видов документов и неукоснительно им следовать.

Посмотрим, как это получится сделать сотрудникам организации на наших вариантах реализации требований СМК. Напомню, в данном варианте предполагается, что все согласование выполняется в бумажном формате. Обычно организация согласования и утверждения строится следующим образом:. Исполнитель создает новый документ актуализирует существующий. Обычно для этого создается правится документ, который содержится локально на рабочем месте сотрудника.

Свою версию документа сотрудник распечатывает и относит на согласование лицам, обозначенным в регламенте как согласующие. Согласующий рецензент проверяет документ и делает в нем пометки при наличии замечаний. Если замечаний нет, ставит подпись.

Обычно для каждого из видов документов согласующих бывает человека, это могут быть ведущий сотрудник подразделения, руководитель отдела, руководитель департамента, руководители смежных заинтересованных отделов. Сотрудник, получает документ от рецензента, при наличии замечаний исправляет их, если замечаний нет относит следующему рецензенту.

Далее повторяются пункты 3 и 4, пока подписи всех рецензентов не будут проставлены на документе. Часто бывает так что если один из рецензентов проставит примечания в документе приходится перепечатывать документ и заново, с первого рецензента, начинать процедуру согласования.

Получив все согласующие подписи сотрудник несет документ на итоговое утверждение. Как правило утверждают документы руководители департаментов, заместители директора, директора. Указывается сущность сделанных изменений по каждому из разделов. Пояснение по каждому требованию ИСО Общее сравнение требований стандартов ИСО Сравнение с ISO В новой версии ИСО Этот раздел представляет требования к человеческим ресурсам, отличным от требований по компетенции п.

В основном, требования остались такими же как в версии ИСО Теперь требования относятся не к среде вообще, а к конкретным производственным процессам. Среда должна обеспечивать соответствие продукции и услуг. Ресурсы включают в себя:. Организация должна определить подходящие ресурсы и иметь документированные сведения о их пригодности. В тех случаях, когда прослеживаемость измерений является обязательным требованием в версии г — там, где необходимо обеспечить достоверные результаты средства измерения в версии г.

От организации требуется определить, поддерживать в актуальном состоянии и обеспечить доступность необходимых знаний. Знания включают в себя такую информацию как интеллектуальная собственность и результаты обучения.

Организация должна определить методы получения необходимых знаний. Эти методы должны гарантировать актуальность и доступность знаний. Действия по обеспечению компетентности могут включать обучение, наставничество, найм компетентных лиц.

Этот раздел выделен из раздела о компетентности персонала. В новой версии стандарта не только персонал организации, но и все лица, работающие от ее имени, должны знать политику и цели в области качества, вклад, который они вносят в работу системы качества и последствия от невыполнения требований системы качества. В сравнении с версией ИСО Организация должна управлять не только внутренними, но и внешними взаимодействиями.

При этом необходимо установить:. Новая версия стандарта дает возможность организации применять различные варианты и виды документирования. Требования, связанные с управлением документированной информацией, практически не отличаются от требований по управлению документацией и управлению записями в версии ISO Эти требования связаны с контролем изменений процессов и анализом последствий непреднамеренных изменений.

Добавлены два новых требования, относящихся к взаимосвязи с потребителями. Организация должна учитывать вопросы обращения с имуществом потребителя, а также требования, касающиеся чрезвычайных ситуаций. Перераспределен состав требований в подразделах. Сущность требований в подразделах, в основном, осталось без изменений.

Это новый раздел стандарта. Он устанавливает случаи, при которых могут применяться процессы проектирования и разработки. Этот раздел новой версии ИСО В частности, планирование на этапе проектирования и разработки должно учитывать:. Этот раздел представляет собой комбинацию требований п. В новой версии ISO В частности, выходы проектирования и разработки должны:. Изменения могут быть на входах и выходах процесса проектирования и разработки. Они могут осуществляться как во время проектирования, так и по его завершении.

Вместо этого организация должна проводить анализ, контролировать и идентифицировать изменения. Принимать изменения организация может только при условии, что эти изменения не окажут негативного воздействия на соответствие требованиям к продукции или услуге.

Понятие закупок в новой версии ISO Теперь организация может получать внешнее обеспечение.

Документированная информация по ISO Обязательные документы: 1. Область применения СМК (пункт ). 2. Документы для обеспечения функционирования процессов СМК (пункт a). 3. Политика в области качества (пункт ). 4. Цели в области качества (пункт ). Описание требований к документированной информации в разделах проекта стандарта ISO   Изменения в новой версии ИСО Каким ты был, таким ты не остался. Планирование перехода на ISO Связь между разделами ISO/DIS и ГОСТ ISO (ISO ). Previous. Связь между разделами ISO/DIS и ГОСТ ISO (ISO ). Next. Планирование перехода на ISO Поиск по сайту. Найти: Рубрики. Дополнительная документированная информация по ГОСТ Р ИСО на усмотрение организации. Документированная информация по определению среды организации и ее заинтересованных сторон ( и )  () Документированная информация по управлению знаниями организации () Порядок внутреннего и внешнего обмена информацией () Документированная информация по управлению сбытом и взаимоотношениями с потребителями () Документированная информация по хранению продукции () Ну как вам? Ничего не забыли? Или наоборот — слишком много документов и снова бюрократизация запредельная?.

Управление документированной информацией ISO

Каждый сотрудник, работающий с документированной информацией должен его знать и четко исполнять. Организации нужно быть готовой проводить регулярные аудиты файлового архива и знаний исполнителей. Еще один минус данного подхода состоит в том, что если нам потребуется обратиться к устаревшей версии документа, придется обращаться в бумажный архив. На документов уйдет 50 часов, которые в рублях будут стоить 6 рублей в год.

При использовании СЭД организации потребуется также выстроить четкий процесс введения в действие новой версии документа, однако поддерживать этот процесс будет проще, так как в СЭД можно хранить в одном документе и все его предыдущие версии. Соответственно, при актуализации не нужно будет удалять старую версию и вместо нее вставлять новую, поэтому НЕ возникнет рисков что:.

На замену документов затрат не будет, так как для актуализации создается новая версия в уже существующем документе. Рисков ошибиться при актуализации документов в СЭД меньше и можно смело возлагать на самих пользователей системы. Как правило, уничтожению подлежат устаревшие документы. Для того чтобы знать, когда документ пора уничтожать, при приеме в архив устаревшего документа на нем ставят отметку о дате приема.

Для того, чтобы выявить документы, подлежащие уничтожению, составляют график и в соответствии с ним проводят проверку архива. В СЭД зачастую документы не удаляют, так как во многих из них есть механизмы, позволяющие перенести устаревшие документы в архивную БД. Таким образом, устаревшие документы не мешают пользователям в работе и не занимают место в основной базе данных, но к ним всегда есть возможность обратиться. Однако, если требования к удалению документов в компании все же есть, то процесс удаления устаревших документов можно автоматизировать, настроить:.

Устаревшие документы не мешают пользователям в работе и не занимают место в основной базе данных, но к ним всегда есть возможность обратиться. И для каждого из этих видов процедуры согласования и утверждения могут отличаться: Чтобы сотрудникам запомнить, как правильно вводить в действие тот или иной вид документов приходится изучить регламенты по каждому из видов документов и неукоснительно им следовать. Посмотрим, как это получится сделать сотрудникам организации на наших вариантах реализации требований СМК.

Напомню, в данном варианте предполагается, что все согласование выполняется в бумажном формате. Обычно организация согласования и утверждения строится следующим образом:. Исполнитель создает новый документ актуализирует существующий.

Обычно для этого создается правится документ, который содержится локально на рабочем месте сотрудника. Свою версию документа сотрудник распечатывает и относит на согласование лицам, обозначенным в регламенте как согласующие.

Согласующий рецензент проверяет документ и делает в нем пометки при наличии замечаний. Если замечаний нет, ставит подпись. Обычно для каждого из видов документов согласующих бывает человека, это могут быть ведущий сотрудник подразделения, руководитель отдела, руководитель департамента, руководители смежных заинтересованных отделов.

Сотрудник, получает документ от рецензента, при наличии замечаний исправляет их, если замечаний нет относит следующему рецензенту. Далее повторяются пункты 3 и 4, пока подписи всех рецензентов не будут проставлены на документе. Часто бывает так что если один из рецензентов проставит примечания в документе приходится перепечатывать документ и заново, с первого рецензента, начинать процедуру согласования.

Получив все согласующие подписи сотрудник несет документ на итоговое утверждение. Как правило утверждают документы руководители департаментов, заместители директора, директора. Утверждающий ставит утверждающую подпись при отсутствии замечаний. На этом этапе новые примечания бывают уже редко.

Для упрощения данной процедуры некоторые организации, использующие файловое хранилище прибегают к таким методам как:.

Собирается совещание, где все рецензенты вместе одновременно смотрят документ, если разногласий нет, подписывают. В этом варианте сотрудник рассылает всем рецензентам документ по электронной почте, в ответ рецензенты присылают свои правки к документу.

Минус этого варианта, в том, что при отправке через электронную почту создается несколько одинаковых документов с различными примечаниями от рецензентов.

Как мы видим, процедура оказывается довольно трудоемкой, а если учесть, что инициатор может ошибиться в составе рецензентов? Можем получить некачественный документ, который может вылиться для компании в значительные потери: Итого получим рублей в год. Для организации согласования и подписания документов в СЭД документы отправляются на согласование в электронном виде с помощью задач.

При этом в СЭД есть возможность настроить для задач типовые маршруты, заточенные под определенные регламентированные процессы. Инициатору создать в системе актуализировать документ. При актуализации, как правило создается новая версия документа для сохранения предыдущей истории документа. Выбрать из списка типовых маршрутов нужный для согласования того или иного вида документа, и стартовать задачу. СЭД автоматически отправит задания на рецензирования тем сотрудникам, которые обозначены в регламенте.

В зависимости от регламента согласования задачи могут быть отправлены рецензентам поочередно, так и одновременно всем. Получив задания на проверку, рецензенты оставляют примечания в документе при наличии замечаний, либо подписывают документ электронной подписью. Система отправляет инициатору задание на доработку документа при наличии к нему примечаний. СЭД отправляет задание рецензентам на повторную проверку.

Если все рецензенты согласовали документ система отправляет задание на утверждение в соответствии с регламентом. Утверждающий ставит электронную подпись на документ, в случае отсутствия замечаний. Максимально сокращаются сроки согласования документов за счет того, что инициатору не приходится лично проверять согласовал ли рецензент его документ и относить его на согласование следующему.

Это сделает за него система. Рецензенты могут выбрать удобное для них время для рассмотрения документов, так как СЭД позволит им упорядочить свои входящие задания. Как показывает практика автоматизации процессов согласования документов, использование СЭД позволяет сократить сроки согласования в раза в зависимости от регламента компании. После выбора маршрута все пойдет по колее, зафиксированной в регламенте, поэтому дополнительных затрат на обучение не требуется.

Итого затраты наши составят: Для подтверждения пригодности средств измерения и мониторинга организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию например, свидетельство о поверке — пункт 7.

ГОСТ Р ИСО требует от организации разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию для подтверждения того, что процессы выполнялись согласно плану и для подтверждения соответствия продукции услуг установленным требованиям.

Результаты анализа требований к продукции и услугам, а также все дополнительные или новые требования к продукции и услугам должны быть зарегистрированы и сохранены как документированная информация п. Также при внесении изменении в требования к продукции услугам организация должна обеспечить поправки в соответствующую документированную информацию п. Для подтверждения выполнения требований к проектированию и разработке входные и выходные данные, средства управления, любые вносимые изменения организация должна разрабатывать, регистрировать и сохранять соответствующую документированную информацию — п.

С целью подтверждения соответствия процессов, продукции, услуг, поставляемых внешними поставщиками организация должна регистрировать и сохранять соответствующую документированную информацию п.

Для обеспечения прослеживаемости когда прослеживаемость является требованием Организация должна регистрировать и сохранять соответствующую документированную информацию — пункт 8. В случае внесения изменений в производство продукции должна быть зарегистрирована и сохранена документированная информация с указанием результатов анализа изменения, сведения о сотрудниках санкционировавших внесение изменений п. Документированная информация о выпуске продукции услуг должна регистрироваться и сохраняться для подтверждения соответствия продукции предъявляемым к ней требованиям, а также обеспечения прослеживаемости в отношении сотрудников, санкционировавших выпуск продукции услуги — пункт 8.

В соответствии с требованием п. Для свидетельства результатов анализов системы менеджмента качества высшим руководством организация должна регистрировать и сохранять соответствующую документированную информацию п.

Большой опыт по проведению сертификационных работ, наши сотрудники с радостью Вам помогут в любом вопросе, связанным с сертификацией систем менеджмента качества. Индивидуальный подход к каждому клиенту, позволяющий максимально учесть его специфические требования. Мы можем гарантировать выгодные условия по сертификации системы менеджмента качества для наших клиентов.

ГОСТ Р ИСО КГБПОУ а) документированную информацию, требуемую ИСО. ; Анализ требований ISO и ISO 18 янв. г. - Проблематика управления документированной информацией раскрывается в Параграфе стандарта ISO , пользователям. 13 окт. г. - Стоит отметить, что термин «документированная информация» появился в версии стандарта ГОСТ Р ИСО , объединив в.

Найдено :

Случайные запросы