Требования к документированию информации ISO | Навигатор качества

Можно просто применять его полезные принципы, а они есть. Быстрое погружение в бизнес, стоило того. ISO сабж устанавливает требования, направленные главным образом на создание доверия к продукции и услугам, предлагаемым организацией, и, посредством этого, на повышение удовлетворенности потребителей.

ISO сабж устанавливает требования, направленные главным образом на повышение удовлетворенности потребителей и, посредством этого, на создание доверия к продукции и услугам, предлагаемым организацией. Дата основания год Локация Москва Россия Сайт cloud4y. Бесплатный тестовый доступ cloud4y. Как создать образцы для Единой биометрической системы и почему это может быть опасно 2,2k 9.

Доклад Римского клуба Зачем идти в IT-магистратуру. Обычно организация согласования и утверждения строится следующим образом:. Исполнитель создает новый документ актуализирует существующий. Обычно для этого создается правится документ, который содержится локально на рабочем месте сотрудника. Свою версию документа сотрудник распечатывает и относит на согласование лицам, обозначенным в регламенте как согласующие.

Согласующий рецензент проверяет документ и делает в нем пометки при наличии замечаний. Если замечаний нет, ставит подпись. Обычно для каждого из видов документов согласующих бывает человека, это могут быть ведущий сотрудник подразделения, руководитель отдела, руководитель департамента, руководители смежных заинтересованных отделов.

Сотрудник, получает документ от рецензента, при наличии замечаний исправляет их, если замечаний нет относит следующему рецензенту.

Далее повторяются пункты 3 и 4, пока подписи всех рецензентов не будут проставлены на документе. Часто бывает так что если один из рецензентов проставит примечания в документе приходится перепечатывать документ и заново, с первого рецензента, начинать процедуру согласования.

Получив все согласующие подписи сотрудник несет документ на итоговое утверждение. Как правило утверждают документы руководители департаментов, заместители директора, директора. Утверждающий ставит утверждающую подпись при отсутствии замечаний. На этом этапе новые примечания бывают уже редко. Для упрощения данной процедуры некоторые организации, использующие файловое хранилище прибегают к таким методам как:.

Собирается совещание, где все рецензенты вместе одновременно смотрят документ, если разногласий нет, подписывают. В этом варианте сотрудник рассылает всем рецензентам документ по электронной почте, в ответ рецензенты присылают свои правки к документу. Минус этого варианта, в том, что при отправке через электронную почту создается несколько одинаковых документов с различными примечаниями от рецензентов.

Как мы видим, процедура оказывается довольно трудоемкой, а если учесть, что инициатор может ошибиться в составе рецензентов? Можем получить некачественный документ, который может вылиться для компании в значительные потери: Итого получим рублей в год.

Для организации согласования и подписания документов в СЭД документы отправляются на согласование в электронном виде с помощью задач. При этом в СЭД есть возможность настроить для задач типовые маршруты, заточенные под определенные регламентированные процессы. Инициатору создать в системе актуализировать документ. При актуализации, как правило создается новая версия документа для сохранения предыдущей истории документа. Выбрать из списка типовых маршрутов нужный для согласования того или иного вида документа, и стартовать задачу.

СЭД автоматически отправит задания на рецензирования тем сотрудникам, которые обозначены в регламенте. В зависимости от регламента согласования задачи могут быть отправлены рецензентам поочередно, так и одновременно всем.

Получив задания на проверку, рецензенты оставляют примечания в документе при наличии замечаний, либо подписывают документ электронной подписью. Система отправляет инициатору задание на доработку документа при наличии к нему примечаний. СЭД отправляет задание рецензентам на повторную проверку. Если все рецензенты согласовали документ система отправляет задание на утверждение в соответствии с регламентом. Утверждающий ставит электронную подпись на документ, в случае отсутствия замечаний. Максимально сокращаются сроки согласования документов за счет того, что инициатору не приходится лично проверять согласовал ли рецензент его документ и относить его на согласование следующему.

Это сделает за него система. Рецензенты могут выбрать удобное для них время для рассмотрения документов, так как СЭД позволит им упорядочить свои входящие задания. Как показывает практика автоматизации процессов согласования документов, использование СЭД позволяет сократить сроки согласования в раза в зависимости от регламента компании.

После выбора маршрута все пойдет по колее, зафиксированной в регламенте, поэтому дополнительных затрат на обучение не требуется. Параллельно с этим следует определить, какие типы документов обращаются в организации. Практика показывает, что в любой организации имеют хождение, такие типы документов, как: Это лишь пример, в конкретной организации этих типов будет больше.

Классификация имеет совершенно практическую цель: Например, организационно-распорядительные документы формируются и управляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, которую разработала Канцелярия. Она же следит за ее исполнением. Значит, центр управления ОРД Канцелярия. Или же в организации есть Положение о договорной работе, разработанное Юридическим отделом и регламентирующее все вопросы, связанные с договорами. Следовательно, Юридический отдел центр управления договорами.

Если мы включаем ОРД или договоры в перечень документов СМК, то, соответственно, Инструкция по делопроизводству и Положение о договорной работе должны содержать механизмы, предусмотренные п. При этом мне представляется удобным разработка таблицы применимости требований к управлению документацией того или иного типа, которая может служить своеобразным чек-листом при анализе той же Инструкции или Положения.

Рисунок 1 Строго говоря, я не вижу большой необходимости включать подобные документы в сферу действия СМК, но, с другой стороны, их анализ с точки зрения указанных требований мог бы быть полезен для улучшения этих документов.

На этом этапе также возможен анализ сложившейся практики регламентирования и решения вопроса о ее целесообразности. При том, что затем вся эта информация не закрепляется в соответствующих внутренних нормативных документах.

Следует заметить, что когда приказы и распоряжения руководства выполняют роль нормативных документов, они должны быть включены в сферу действия СМК и управляться соответствующим образом. Однако, такую практику нельзя назвать хорошей, т. Поэтому, если в начале разработки СМК выявлена подобная ситуация, то лучше всего рекомендовать руководству организации изменить порядок регламентации, введя в практику соответствующие внутренние нормативные документы.

Конечным итогом должно быть формирование полного реестра документов, обращающихся в организации. Можно переходить к следующему шагу. Сформировать план документирования СМК При документировании СМК часто совершают одну и ту же ошибку, которая заключается в том, что сначала пытаются документировать все подряд, а потом разбираться, что необходимо, а что нет. В то время, как разумный порядок действий состоит ровно в обратном: Стандарт об этом говорит прямо и однозначно: Что может служить признаком необходимости?

Риски и выявленные проблемы. Ведь документирование это инструмент, который позволяет: Нередкой ситуацией бывает, когда документированием всего и вся в организации занимается менеджер качества 5, который ради подстраховки в плане сертификации документирует все подряд. Как правило, в этом случае документы получаются формальными и нерабочими. Документировать должен тот, кто нуждается в документе, а менеджер качества если он является, скажем, центром управления внутренней нормативной документацией должен лишь устанавливать правила документирования и отвечать за их соблюдение.

С другой стороны, как бы противореча самому себе, я могу сказать, что на некоторых проектах выступал в роли разработчика документации для производства. Но следует заметить, что в таких случаях моя роль сводилась к системному изучению документируемой деятельности и надлежащему ее изложению в документированном виде. Безусловно, документирование требует умения и навыков и не всякий специалист, хорошо знающий процесс, может его грамотно документировать.

Поэтому было бы весьма неплохо создать методику разработки документов а также проводить внутреннее обучение , дабы облегчить жизнь разработчикам и обеспечить некоторое единообразие. В частности, такая методика могла бы предостеречь от очень часто встречающейся во внутренних нормативных документах ошибки: В то время, как нормативный документ должен четко и однозначно формулировать требование в формате: Неправильно Поступивший диспетчеру заказ передается менеджеру по продажам сам собой передается?

Выявленные несоответствия регистрируются в Журнале несоответствий сами собой регистрируются? Правильно Диспетчер, приняв заказ, передает его менеджеру по продажам Контролер при выявлении несоответствия регистрирует его в Журнале несоответствий согласно Инструкции ИКр Источниками сведений о необходимости что-то документировать могут выступать: Чтобы документирование в организации не превратилось в бессистемную вакханалию, ею ктото должен управлять. Если речь идет о СМК, то логично в качестве координатора рассматривать менеджера качества.

При этом сотрудник, исполняющий эту роль, может занимать различные должности, в том числе и быть первым лицом. Это позволит избежать, с одной стороны, дублирования, особенно, когда в выполнении процесса участвуют два и более подразделений и каждое из них может выступить инициатором разработки документа. Поэтому, кстати, я и не рекомендую от них отказываться при переходе на версию года, хотя они уже и не требуются стандартом напрямую: Кстати, стоит обратить внимание, что Рассмотрим эти требования подробнее.

Комментарий Подпункты a и b определяют требования к самим документам чего не было в версии года: При разработке документов часто совершают довольно типичную ошибку, размещая идентификаторы и выходные данные только на титульном листе.

Хорошей же практикой оформления документа считается такая, при которой я по отдельному листу могу определить, какому документу принадлежит этот лист, является ли документ актуальным. Еще одна типичная ошибка идентификации включение в идентификатор документа номера раздела, требования которого он реализует. Вопервых, документ может относиться сразу к нескольким разделам, а, во-вторых, что, собственно, и произошло в году, может поменяться структура и прежние идентификаторы будут только дезориентировать пользователей Требования подпункта c пересмотр и утверждение документов с целью сохранения пригодности и соответствия относится к управлению документами.

Можно сказать, что это аналог п. Требования подпунктов a и b относятся к управлению документами. Подпункт a , по сути, аналогичен требованию п d Подпункты a и d содержат требования, аналогичные тем, что были в п: На самом деле речь идет о том, что для записей должны быть разработаны механизмы извлечения их из мест хранения при необходимости.

Подпункты b и c содержат требования, аналогичные тем, что были в п: Отдельно хотел бы прокомментировать ситуацию с руководством по качеству. В новой версии этот документ также исключен из числа обязательных, но я бы не советовал от него отказываться.

На мой взгляд, руководство по качеству весьма нужный разработчику СМК документ. Более подробно об этом можно прочесть здесь: Для того, чтобы с достаточной степенью уверенности обеспечить понимание необходимости того или иного документа, я в тех проектах, которые веду всегда в документе предусматриваю раздел с названием Назначение. И мучаю автора документа до тех пор, пока он четко и внятно не сможет объяснить, для чего и для кого создается документ, в каких ситуациях должен будет использоваться, какие проблемы решает.

Вот, как пример хорошего, на мой взгляд, определения назначения документа соответствующий раздел из процедуры внутреннего аудита одной организации, которую я консультировал: Настоящий документ применяется в следующих случаях: Когда Кем При составлении годового плана внутренних аудитов Представитель руководства по качеству СМК При назначении внутренних аудиторов СМК Руководитель организации Представитель руководства по качеству При разработке программы, проведении внутреннего Представитель руководства по качеству аудита и формировании отчета о внутреннем аудите Ведущий аудитор СМК При проведении внутреннего аудита СМК При осуществлении аудита данного процесса Члены группы аудита Лицо, осуществляющее аудит процесса Настоящий документ не распространяется на: Обратите внимание, что раздел описывает не только назначение документа, но и исключения, то есть ситуации, когда данный документ не применим.

В свое время я разработал методики проверки процедуры управления документацией http: И хотя они относятся к требованиям Один из важных вопросов, касающихся поддержания актуальности документов, состоит в том, какой принцип мониторинга выбрать.

Их, строго говоря, всего два:

ISO процедуры (например, определить, управлять или поддерживать процесс), теперь это выражается требованием «управлять» документированной информацией. Подобным образом там, где ISO ссылается на записи, теперь это выражается требованием «сохранять» документированную информацию. Объем документированной информации будет отличаться от организации к организации в зависимости от размера и сложности операций и процессов, законодательных и нормативных требований, а также компетентности участвующего персонала. 2. систематизация и изменение документированной информации ОАО «Линде УРАЛТЕХГАЗ» в соответствии с требованиями ГОСТ р ИСО Анализ документации Службы менеджмента качества для. выявления необходимых преобразований. А доказательством служат именно записи (документированная информация).  Документы и записи необходимые для новой версии стандарта ИСО   – [] Доказательства проведенной оценки рисков и контрмеры – [] Доказательства пригодности измерительного оборудования – [d] Доказательства компетенции сотрудников – [b] Информация определенная организацией как необходимая – [c] Информация о том, что процессы были завершены как запланировано – [] Анализ требований – [] Оценки поставщиков – [] Заказ на покупку (Purchase Order) – [] Показатели.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ СМК В ГОСТ Р ИСО

На наш взгляд, будет очень сложно выполнять требования стандарта, если не документировать информацию о внутренних и внешних проблемах организации, необходимых для разработки стратегических направлений целей , разработки политики и целей в области качества, определения рисков и воздействий на них, а также для подтверждения выполнения требований пункта 4. А теперь другой вопрос, по какой процедуре будут определяться внутренние и внешние проблемы?

И опять очевидно, что не документируя такую процедуру в виде документа или части документа, в организации будет затруднительно периодически единообразно и эффективно проводить такую работу. В предыдущей версии ISO подобные процедуры была возможность отразить в соответствующем пункте руководства по качеству.

Новая версия ISO не требует обязательного наличия руководства по качеству, однако в большинстве организаций наличие документа, подобного руководству по качеству, на наш взгляд, было бы очень полезным.

В соответствии с требованиями пункта 7. Таким образом, как и в предыдущей версии, организация сама может определять необходимость тех или иных документов, сверх тех, что требует стандарт ISO По мнению наших специалистов, в СМК, разработанной по новой версии стандарта ISO , сохраняется целесообразность разработки руководства или положения по СМК и ряда документированных процедур, таких как, управление документаций, внутренние аудиты и др.

При отсутствии руководства или положения по качеству практически невозможно целостно представить СМК, включающую описание выполнения каждого пункта ISO Особенно это много создаст неудобств при проведении внутренних аудитов, как для внутренних аудиторов, так и для тех должностных лиц, деятельность которых они будут проверять. Несомненно, требования ISO Действительно, СМК индивидуального предпринимателя наверняка сможет обойтись без руководства по качеству, однако управлять СМК организации численностью более человек вряд ли будет удобно без руководства или положения по качеству и документированных процедур, таких как управление документацией, управление записями, внутренние аудиты, управление рисками, разработка стратегии и др.

Нужно настроить удобную систему папок для хранения документов. Преимущества этого варианта заключаются в том, что поиск документов может вестись не только по наименованию и с помощью навигации по папкам, но и по различным атрибутам документов: С помощью такого поиска любой из документов можно найти гораздо быстрее.

В денежном эквиваленте мы получим затраты в 10 рублей в месяц или в год. В СЭД поиск документов может вестись не только по наименованию и с помощью навигации по папкам, но и по различным атрибутам документов: Для разбора этого требования поясню, что под этим пунктом скрывается не только физическая защита документа, но и защита информации, хранящейся в документе, от несанкционированных изменений.

Для обеспечения сохранности и защиты бумажных документов нужно обеспечить условия хранения, защищающие от внешних факторов и от несанкционированного доступа. То есть нам потребуется отдельное место для хранения документов например, шкаф или комната, в зависимости от размеров архива , это поможет избежать потери документов, облегчит контроль за ними ответственному.

В рамках этой задачи от него будет требоваться при выдаче документов проверять права доступа на тот или иной документ, плюс ежегодная квартальная проверка наличия документов. Защита электронных документов в сети — это прежде всего возможность восстановить информацию при возникновении проблем с техническим оборудованием. Как правило с этой целью компании нанимают администратора, который настраивает своевременное сохранение данных.

Также на плечи администратора ляжет защита документов от несанкционированного доступа: В задачи же администратора будет входить настройка ограничения удаления документов и прав доступа на документы. В условиях файлового архива настройка прав доступа как правило задается через папки, поэтому при построении структуры папок нужно будет это учитывать. Тут стоит заметить, что вследствие этого логичность размещения документов для удобства их поиска см.

Если предположить, что таких запросов может быть 5 в день, то получится 25 минут в день. На ежеквартальную проверку документов потребуется 8 часов в квартал. В СЭД защита данных обеспечивается также созданием резервных копий. Для администратора в СЭД обычно имеются удобные инструменты для управления базой данных. Тут справедливости ради нужно отметить, что с появлением СЭД у администратора также будет хватать задач на поддержку СЭД, просто эти задачи уже не будут связаны с настройкой доступа к документам.

Так как система менеджмента качества должна постоянно меняться и совершенствоваться этому нас учит стандарт ISO , потребуется и постоянная актуализация документированной информации, а соответственно управление изменениями. В реально работающей СМК актуализация документов происходит как минимум раз в год. При такой схеме работы организации, как правило, в файловом архиве держат актуальные версии документов, а все устаревшие версии хранят в бумажном архиве вместе с действующими оригиналами.

Для того, чтобы данная схема заработала, при выходе новых версий документов нужно не забывать обновлять версии документов, хранимые в файловом архиве. При всей кажущейся простоте требования, как показывает практика, организовать актуализацию документов бывает очень сложно.

Вследствие этого в электронном архиве может появиться несколько версий документов, какой из версий пользоваться сотрудникам — непонятно. Или же исполнитель, может неверно разместить новую версию документа в файловом архиве, тогда остальные сотрудники ее просто не найдут.

Помочь тут может четко выстроенный процесс введения новой версии. Каждый сотрудник, работающий с документированной информацией должен его знать и четко исполнять. Организации нужно быть готовой проводить регулярные аудиты файлового архива и знаний исполнителей. Еще один минус данного подхода состоит в том, что если нам потребуется обратиться к устаревшей версии документа, придется обращаться в бумажный архив.

На документов уйдет 50 часов, которые в рублях будут стоить 6 рублей в год. При использовании СЭД организации потребуется также выстроить четкий процесс введения в действие новой версии документа, однако поддерживать этот процесс будет проще, так как в СЭД можно хранить в одном документе и все его предыдущие версии.

Соответственно, при актуализации не нужно будет удалять старую версию и вместо нее вставлять новую, поэтому НЕ возникнет рисков что:. На замену документов затрат не будет, так как для актуализации создается новая версия в уже существующем документе. Рисков ошибиться при актуализации документов в СЭД меньше и можно смело возлагать на самих пользователей системы. Как правило, уничтожению подлежат устаревшие документы. Для того чтобы знать, когда документ пора уничтожать, при приеме в архив устаревшего документа на нем ставят отметку о дате приема.

Для обеспечения доступности, пригодности и защиты документированной информации;. Для обеспечения актуализации документов;. Для идентификации и управления устаревшей информацией;. Для сохранения знаний, опыта в компании;. Для распространения знаний и опыта среди сотрудников компании;. Для обеспечения эффективного обмена внутренней и внешней информацией. Для подтверждения результативности процессов СМК необходимо регистрировать и сохранять документированную информацию.

Для подтверждения пригодности средств измерения и мониторинга организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию например, свидетельство о поверке — пункт 7. ГОСТ Р ИСО требует от организации разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию для подтверждения того, что процессы выполнялись согласно плану и для подтверждения соответствия продукции услуг установленным требованиям.

7 сент. г. - Тем не менее, в ISO мы насчитали 21 требование о наличии обязательной документированной информации, включая. В пункте ГОСТ Р ИСО устанавливается требование к разработке, актуализации и применении документированной информации для. Требования ISO (ГОСТ Р ИСО ) в стандарте словами: «регистрировать и сохранять документированную информацию».

Найдено :

Случайные запросы